特定個人情報保護方針

1. 法令等の遵守

当社は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」といいます）、「個人情報の保護に関する法律」及びその他の関連法令・ガイドラインを遵守し、特定個人情報の適正な取扱いを行います。

2. 特定個人情報の利用目的

当社は、特定個人情報を以下の利用目的の範囲内でのみ取り扱います。

従業員等に係る個人番号関係事務

• 源泉徴収票作成事務
• 給与支払報告書作成事務
• 雇用保険届出事務
• 健康保険・厚生年金保険届出事務

取引先等に係る個人番号関係事務

• 報酬・料金等の支払調書作成事務
• 不動産の使用料等の支払調書作成事務
• 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

3. 特定個人情報の適正な取得

当社は、特定個人情報の取得にあたり、適法かつ公正な手段によって取得します。また、取得の際には、利用目的を明示し、本人（または法定代理人）から直接取得することを原則とします。

4. 特定個人情報の安全管理措置

当社は、特定個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の特定個人情報の安全管理のために、以下の措置を講じます。

組織的安全管理措置

• 特定個人情報の取扱責任者を設置し、責任と権限を明確にします。
• 特定個人情報を取り扱う従業者を明確にし、取扱規程等に基づいた運用状況を確認します。
• 特定個人情報の取扱状況を記録し、定期的に点検を行います。

人的安全管理措置

• 特定個人情報を取り扱う従業者に対して、定期的な教育・研修を実施します。
• 特定個人情報の秘密保持に関する事項を就業規則等に盛り込みます。

物理的安全管理措置

• 特定個人情報を取り扱う区域を管理し、権限のない者の立入りを制限します。
• 特定個人情報を含む書類や電子媒体等の盗難・紛失等を防止するための措置を講じます。
• 特定個人情報の廃棄・削除時には、復元不可能な手段を用います。

技術的安全管理措置

• 特定個人情報を取り扱う情報システムへのアクセス制御を行います。
• 特定個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスから保護するための措置を講じます。
• 情報漏えい等の防止のために、情報システムの監視を行います。

5. 特定個人情報の第三者提供の制限

当社は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を第三者に提供しません。

6. 特定個人情報の開示・訂正・利用停止等

当社は、本人（または法定代理人）から特定個人情報の開示・訂正・利用停止等の請求があった場合、法令に基づき適切に対応します。開示等の請求を行う場合は、下記の「お問い合わせ窓口」までご連絡ください。

7. 特定個人情報の取扱いに関する苦情・相談

当社は、特定個人情報の取扱いに関する苦情・相談に対し、適切かつ迅速に対応します。苦情・相談がある場合は、下記の「お問い合わせ窓口」までご連絡ください。

8. 継続的改善

当社は、特定個人情報の取扱いに関する運用状況を定期的に評価し、必要に応じて改善を行います。また、法令等の改正に応じて、本保護方針を見直し、継続的な改善に努めます。

9. お問い合わせ窓口

特定個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記までご連絡ください。

10. 制定・改定

制定：2016年1月1日

最終改定：2023年4月1日

株式会社フラワーショップナガヤマ
代表取締役 長山 浩司